Nos engagements en matière de confidentialité

La présente Politique de confidentialité est émise par RINGO (dénomination commerciale « MODJO »), société par actions simplifiée au capital de 38 666,31 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 879 606 283, dont le siège social est situé 59, avenue Sainte Foy - 92200 Neuilly-sur-Seine.

Nous avons placé au centre de nos engagements, celui de respecter et de protéger la vie privée et les données personnelles de nos clients et utilisateurs, et donc de respecter la réglementation en vigueur, et notamment la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 « informatique et libertés » dans sa version modifiée et le Règlement européen sur la protection des données n° 2016/679 (dit « RGPD ») entré en vigueur le 25 mai 2018, mais également pour assurer une meilleure protection des les données que nous utilisons dans le but d'améliorer nos produits et services.

La présente Politique s'applique au traitement des données personnelles effectué par RINGO en sa qualité de responsable du traitement via son site Web www.modjo .ai et le app.modjo.ai candidature.

La présente Politique ne s'applique pas au traitement des données personnelles pour lequel RINGO agit en tant que sous-traitant. Pour le traitement des données personnelles relatives à vos clients ou prospects, que vous pouvez nous confier dans le cadre de l'utilisation de nos services, vous agissez en tant que responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que les informations et les droits des personnes concernées sont respectés et, plus généralement, la réglementation applicable.

Afin de refléter notre volonté de vous informer, cette Politique de confidentialité et de protection des données vous permettra de comprendre comment et pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par RINGO et comment exercer vos droits.

Si vos données personnelles sont traitées par un client de RINGO, veuillez vous référer à sa politique de confidentialité ou aux informations qu'il vous a fournies concernant le traitement qu'il effectue.

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour de temps à autre, notamment pour refléter l'évolution de nos services, de nos technologies ou de la réglementation applicable. Ces mises à jour entreront en vigueur dès leur mise à disposition et leur consultation sur notre site Web ou via l'application Modjo.

Si vous avez des questions concernant ce document et, d'une manière générale, concernant la collecte et le traitement de vos informations personnelles par RINGO, n'hésitez pas à nous contacter via l'adresse e-mail suivante : dpo@modjo.ai

À qui s'adresse cette Politique ?

La présente Politique de confidentialité s'adresse à toute personne susceptible de nous fournir ou de nous confier des informations personnelles par le biais de nos produits et services. Cela inclut les utilisateurs du modjo.ai site web, clients et prospects de RINGO et candidats à un emploi chez RINGO. Cette politique de confidentialité s'applique uniquement au traitement effectué par RINGO en tant que responsable du traitement des données.

Lorsqu'une autre entreprise utilise Modjo, RINGO agit en tant que sous-traitant. Les informations concernant le traitement des données personnelles que cette autre société effectue par le biais de Modjo sont fournies directement par cette société et peuvent être différentes de celles fournies dans la présente Politique.

Que sont les « données personnelles » ?

Au sens du RGPD et de la loi « Informatique et Libertés », les « données personnelles » sont toutes les informations relatives à une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement identifiable, telles que les noms, prénoms, adresses e-mail et postales, son image, une adresse IP, des données de localisation, une plaque d'immatriculation

Quelles données personnelles collectons-nous ?

Les données personnelles que nous collectons lorsque vous nous contactez, que nous vous contactons ou que vous utilisez nos services peuvent inclure, mais sans s'y limiter, des données relatives à :

• votre identification (par exemple nom, prénom, adresse e-mail, identifiant, numéro de téléphone) ;
• votre vie professionnelle (par exemple, poste, entreprise, coordonnées) ;
• les informations envoyées via la fonction « Contactez-nous » ou les services d'assistance et de réclamation ;
• Les informations relatives au recrutement et à la vie professionnelle des candidats à un poste, collectées lors de votre candidature via Welcome to the Jungle ou via les outils de recherche de profil disponibles sur Linkedin ;
• interactions téléphoniques et vidéoconférences entre nos employés et nos clients, prospects et candidats (par exemple, numéro de téléphone, enregistrement audio et vidéo, date et heure)

Nous enregistrons les appels téléphoniques et les vidéoconférences entre nos employés et nos prospects et clients, ainsi qu'entre les membres de notre équipe de recrutement et les candidats.

Lorsque vous naviguez sur nos sites Web et nos services, nous pouvons également collecter :

• des informations concernant votre utilisation de nos sites et services, y compris le trafic de données et les enregistrements des choix que vous faites en ligne ;
• les fichiers journaux et les statistiques relatifs aux actions entreprises sur nos sites et services ;
• des informations techniques sur tout appareil et système d'exploitation que vous utilisez lorsque vous visitez nos sites, y compris l'identifiant de votre appareil, l'adresse de protocole Internet (IP), la version du navigateur de votre appareil, les pages de notre service que vous visitez, l'heure et la date de votre visite, le temps passé sur ces pages et d'autres statistiques. Pour collecter et traiter les données de suivi sur nos sites, nous utilisons des cookies ; pour mieux comprendre comment ils fonctionnent et à quoi ils servent, vous pouvez consulter notre Politique en matière de cookies disponible à l'adresse suivante : https : //www.modjo.ai/legals/cookie-policy

Pourquoi avons-nous besoin de collecter des données personnelles ?

RINGO collecte des données personnelles aux fins suivantes :

• Fournir et gérer nos sites Web et nos services
• Pour comprendre vos utilisations et adapter nos produits et services en conséquence
• Pour communiquer avec nos clients et prospects et pour améliorer la qualité de nos services, c'est-à-dire pour répondre à vos questions et vous informer de nos actualités, ainsi que pour réaliser des opérations de prospection commerciale et marketing
• Résoudre tout litige ou résoudre tout bogue ou problème lié à l'utilisation de nos services
• Identifier et recruter de nouveaux employés

Nous enregistrons les appels téléphoniques et les visioconférences entre nos employés et nos clients et prospects aux fins suivantes :

• Promouvoir la formation de nos employés
• Améliorer le suivi des échanges et des relations commerciales que nous entretenons avec nos clients et prospects
• Promouvoir la collaboration entre les équipes

Pour atteindre ces objectifs, nous utilisons des fonctionnalités telles que la prise de notes, la traduction des enregistrements et les résumés intelligents des échanges.

Nous enregistrons les appels téléphoniques et les vidéoconférences entre les membres de notre équipe de recrutement et les candidats aux fins suivantes :

• Promouvoir la formation des membres de notre équipe de recrutement
• Faciliter et améliorer le processus de recrutement

Afin de réaliser le traitement des données personnelles à ces fins, RINGO s'appuie sur la poursuite des intérêts légitimes suivants : établir et entretenir une relation commerciale avec ses clients et prospects, promouvoir la collaboration et la formation de ses équipes et fournir des interfaces utilisateur utiles et attrayantes.

En ce qui concerne les enregistrements réalisés entre les membres de notre équipe de recrutement et les candidats à un poste, RINGO s'appuie sur la poursuite des intérêts légitimes suivants : renforcement de l'esprit d'équipe et recrutement de nouveaux employés.

Les données personnelles collectées sont nécessaires à la bonne réalisation des finalités du traitement. Si ces données ne sont pas fournies, ces objectifs ne seraient pas correctement atteints. Vous pouvez toutefois vous opposer à tout moment à l'enregistrement et au traitement de vos interactions téléphoniques et visioconférences avec Modjo.

RINGO s'appuie sur le consentement de l'utilisateur pour placer et lire des cookies dans le but de mesurer les publicités et le contenu, de personnaliser les publicités et le contenu, de suivre l'audience et d'améliorer et de développer des produits**.** Vous pouvez retirer votre consentement aussi facilement que vous l'avez donné dans notre Politique en matière de cookies. Vous trouverez toutes les informations relatives aux cookies dans cette Politique en matière de cookies.

Quels sont tes droits ?

Les informations que vous acceptez de nous communiquer, par le biais de l'utilisation de nos sites et services, restent vos données personnelles.

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données personnelles :

• le droit d'accès vous permettant d'accéder à toutes les informations vous concernant et d'en obtenir une copie, une redevance n'excédant pas le coût de reproduction peut être demandée
• le droit de rectification vous permettant de demander que vos données soient rectifiées, complétées ou mises à jour, selon le cas
• le droit de vous opposer au traitement de la prospection commerciale et, sous certaines conditions, au traitement de vos données personnelles à des fins autres que la prospection commerciale. À tout moment, vous pouvez vous opposer à l'enregistrement de votre appel auprès d'un employé de Modjo
• le droit de restreindre le traitement de vos données, ce qui vous permet de restreindre le traitement de vos données personnelles
• le droit à l'effacement vous permettant de demander la suppression de vos données personnelles

Vous pouvez exercer vos droits par écrit en nous envoyant un e-mail à l'adresse suivante : dpo@modjo.ai.

Vos demandes seront traitées dans un délai d'un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois si nécessaire en raison de la complexité ou du nombre de demandes. Nous nous réservons le droit de vous demander une copie d'une pièce d'identité afin de vérifier votre identité si nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité.

Vous pouvez également vous opposer verbalement, lors d'une conversation téléphonique ou d'une vidéoconférence avec un employé ou un membre du personnel de RINGO, au traitement de vos données personnelles enregistrées lors de cet échange. Dans ce cas, votre demande sera immédiatement satisfaite et le traitement n'aura pas lieu.

Pour en savoir plus sur vos droits, vous pouvez consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL.

Comment RINGO protège-t-il vos données personnelles ?

RINGO a mis en œuvre un certain nombre d'actions et de mesures techniques et organisationnelles pour répondre aux exigences du RGPD en matière de protection et de sécurité des données personnelles.

Bien que RINGO ne soit pas légalement tenue de le faire, RINGO dispose d'un délégué à la protection des données (DPO) qui peut être contacté à l'adresse e-mail suivante : dpo@modjo.ai

Pour chaque nouveau traitement mis en œuvre par RINGO, notre DPO, dans le cadre d'une procédure interne d'approbation préalable, vérifie sa finalité et sa légitimité au regard des besoins de l'entreprise, mais aussi et surtout au regard du risque d'atteinte à la protection des données et à la vie privée des personnes concernées.

En ce qui concerne les mesures de sécurité mises en œuvre pour protéger les données personnelles de tout risque de violation, de divulgation non autorisée ou d'atteinte à leur intégrité, RINGO a déployé tous les moyens nécessaires avec ses équipes et ses prestataires. Par exemple, les données traitées sur Modjo sont cryptées.

RINGO s'engage à ne pas utiliser les données utilisateur obtenues via les API Workspace pour développer, améliorer ou entraîner un modèle généralisé d'IA ou d'apprentissage automatique.

En particulier, nous nous efforçons de maintenir une surveillance du système 24 heures sur 24 afin de garantir la sécurité des données personnelles qui nous sont confiées.

Nos sites sont régulièrement scannés pour détecter des failles de sécurité et des vulnérabilités et nous prenons des précautions pour empêcher la perte, l'utilisation abusive ou la modification des données personnelles.

Lorsque certains services nécessitent le recours à un tiers (sous-traitant), RINGO sélectionne ses prestataires sur la base de critères de sécurité et de confidentialité stricts définis à l'avance au regard des enjeux, et impose systématiquement à ses sous-traitants de disposer d'un niveau de sécurité garantissant un niveau de protection adéquat des données personnelles qu'ils traitent pour notre compte.

Quels sont les destinataires des données que nous traitons ?

Seules les personnes autorisées par RINGO peuvent accéder aux données, et ce uniquement dans le cadre des tâches qui leur sont confiées. Ainsi, les seuls destinataires potentiels des données personnelles sont les employés autorisés de RINGO et les sous-traitants offrant un niveau de sécurité suffisant. Il s'agit notamment du sous-traitant Recall, qui permet à RINGO d'enregistrer les appels, du sous-traitant OpenAI, qui permet à RINGO de générer des résumés intelligents des enregistrements, de segmenter automatiquement les enregistrements en chapitres, de la notation intelligente, et du sous-traitant Deepl, qui fournit des traductions des enregistrements.

Dans le cadre de ses opérations de prospection commerciale, RINGO peut partager avec un partenaire les noms d'entreprises clientes ou de prospects (personnes morales) qu'ils ont en commun. Cela n'inclut pas l'identité et les données de contact des contacts.

Dans le cadre du recrutement, RINGO peut partager des informations sur les candidats avec des organisations externes impliquées dans le recrutement de candidats (sous-traitants), telles que des sociétés de recrutement ou des logiciels de recrutement SaaS.

Quelles sont les durées de conservation des données personnelles collectées ?

RINGO s'engage à conserver les données personnelles qui lui sont confiées pendant des périodes limitées à la fourniture des services ou nécessaires au respect de ses obligations contractuelles ou légales.

En particulier :

• Données relatives aux interactions (appels téléphoniques et visioconférences) : Durée de la relation contractuelle lorsqu'elle concerne un client de RINGO, ou 3 ans à compter de la dernière interaction lorsqu'elle concerne un prospect. Archivage intermédiaire pendant 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle, puis destruction.
• Données relatives aux clients : Durée de la relation contractuelle. Archivage intermédiaire pendant 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle, puis destruction. 13 ans à compter de la dernière interaction. Archivage intermédiaire pendant 5 ans, puis destruction.
• Données relatives aux prospects : 3 ans à compter de la dernière interaction. Archivage intermédiaire pendant 5 ans, puis destruction.
• Données de recrutement : Pour les candidats sélectionnés, les données sont conservées pendant la durée de la relation de travail et pendant 5 ans après sa termination.Pour les candidats non sélectionnés, les données sont conservées pendant 2 ans à compter du dernier contact.Les enregistrements des entretiens des candidats sont conservés pendant la durée nécessaire au processus de recrutement.
• Données de navigation : 25 mois maximum à compter de la date de collecte, puis de destruction.
• Document d'identité/informations : Le temps strictement nécessaire pour établir l'identité de la personne souhaitant exercer ses droits (uniquement lorsque cela est nécessaire). Destruction immédiate après avoir répondu à la demande.

Vos données personnelles sont-elles transférées vers des pays en dehors de l'Union européenne ?

En matière d'hébergement et de stockage des données, RINGO impose à ses hébergeurs d'héberger les données qui lui sont confiées en France. Ainsi, les sites et bases de données de RINGO sont hébergés par AWS sur des serveurs situés en France et dans l'Union européenne.

Si, pour des raisons techniques ou pour des besoins spécifiques liés à la maintenance de certaines applications, des données personnelles sont transmises ou rendues accessibles à des prestataires de services de RINGO situés en dehors de l'Union européenne, RINGO veillera d'abord à ce que ces prestataires garantissent un niveau de protection adéquat de ces données et respectent le RGPD.

Ainsi, RINGO ne fait appel qu'à des sous-traitants présentant un niveau de sécurité et de protection des données adéquat, par exemple en supervisant les transferts de données en dehors de l'UE par des règles d'entreprise contraignantes ou en adoptant les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Des copies de ces documents sont disponibles sur demande en écrivant à dpo@modjo.ai.